Transport de prélèvement en laboratoire : Les règles à suivre

NF EN ISO 15189 : la norme de référence des laboratoires de biologie médicale

Lorsque l’on parle de transport d’échantillons biologiques en laboratoire, impossible de ne pas aborder la norme de référence qui encadre ce processus : NF EN ISO 15189.

Révisée en 2022, cette norme spécifie les « exigences concernant la qualité et la compétence des laboratoires médicaux« . Bien qu’elle ne porte pas spécifiquement sur la partie transport des échantillons, elle définit les procédures et méthodes qualité à respecter pour les laboratoires de biologie médicale dont le transport fait partie.

Concrètement, elle vise à garantir la stabilité des échantillons transportés et la qualité des analyses et recherches qui en découlent.

Réglementation ADR

Lorsque certains échantillons transportés par moyen terrestre sont caractérisés comme des matières infectieuses, ils sont alors sous la responsabilité de l’accord ADR (relatif au transport international des marchandises dangereuses par route).

Selon l’OMS, ces matières infectieuses comprennent « les liquides biologiques (excrétas, excrétions et sang ou produits sanguins, par exemple) et les tissus ou parties du corps qui sont collectés dans des récipients, sur des écouvillons ou immergés dans un milieu de conservation« .

Ainsi, l’accord ADR établit des directives strictes concernant le transport des échantillons de biologie (considérés comme pathogènes), en tenant compte des risques de contamination. Elle spécifie les conditions de transport, d’emballage, d’étiquetage et les mesures de sécurité à suivre.

Sa fonction primaire est de garantir la sécurisé des échantillons potentiellement dangereux durant le transport, ce qui permet de minimiser les risques environnementaux et ceux de santé publique.

Etiquetage et traçabilité : les règles à suivre

Avant d’entamer les tournées de collecte, le processus d’étiquetage doit être respecté minutieusement. En effet, ce procédé est particulièrement important en amont puisqu’il permet de limiter les échanges de tubes et/ou leur perte durant les phases de transit.

Pour être en conformité avec l’ADR et assurer une traçabilité sans failles, plusieurs éléments doivent figurer sur l’emballage des échantillons avant le début de la collecte :

• Les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire
• Les plages de températures et autres conditions spécifiques de transports à respecter
• La mention d’un responsable ainsi que ses coordonnées en cas d’urgence
• En cas de transport de matières dangereuses, les numéros ONU correspondant aux matières infectieuses transportées (exemple : Catégorie A : « ONU 2814 : Matière infectieuse pour l’homme »  ou bien Catégorie B : « ONU 3373 : Matière infectieuse de catégorie B »
• Si l’échantillon n’est pas considéré comme une matière dangereuse, l’étiquette doit alors indiquer « échantillon d’origine humaine exempté »

Conditions de transport des échantillons : le triple emballage

La règle du triple emballage a été mise en place pour garantir la sécurité des échantillons biologiques transportés et éviter les risques de contamination.

Concrètement, le conditionnement des échantillons doit comprendre :

1. Un récipient primaire doit permettre d’assurer l’étanchéité et la protection contre les chocs. Ces récipients primaires sont généralement des tubes.
2. Un emballage secondaire qui englobe le récipient primaire. Il doit lui aussi permettre d’assurer une étanchéité parfaite et une protection supplémentaire pour le récipient primaire. Cet emballage est généralement effectué à l’aide d’une boîte ou d’un sac fermé.
3. Un emballage extérieur (généralement une caisse de transport) dans lequel l’emballage secondaire est placé pour assurer un troisième niveau de sécurité.

Il existe des règles spécifiques en fonction de la typologie d’échantillons à transporter. Par exemple, les prélèvements thermosensibles préservés à l’aide de réfrigérants (glace carbonique par exemple) doivent répondre à des critères supplémentaires concernant :

• L’emplacement du réfrigérant qui doit être entre l’emballage secondaire et extérieur
• La mention d’un étiquetage relatifs aux dangers du réfrigérant choisi et la quantité de réfrigérant utilisé
• Le dernier emballage doit inclure un moyen d’évacuer le réfrigérant

Contrôle de températures des échantillons

La gestion des températures des échantillons durant le transport est un processus essentiel pour les professionnels. Du prélèvement à l’analyse en plateau technique, les échantillons doivent être maintenus à une température de conservation optimale afin de préserver leur stabilité.

Température ambiante, congelé, surgelé, transport sous température dirigée… Les températures de conservation des échantillons biologiques peuvent varier en fonction de leur nature.

En effet, certains prélèvements tels que les urines nécessitent une conservation à température ambiante entre 15°C et 25°C. Tandis que d’autres comme les cultures microbiennes ou le plasma, impliquent des températures de conservation bien plus basses ( entre 2°C et 8°C pour les cultures microbiennes et entre -20°C et -80°C pour le plasma). En cas de doute, vous pouvez consulter la mention des températures de conservation qui doit être apposée sur l’étiquetage du prélèvement.

Quoi qu’il en soit, le transport de produits de santé implique nécessairement une surveillance de température en continu et des instruments de mesure fiables et robustes pour résister aux chocs du transport.

De plus, l’emploi d’un transport sous température dirigée ou de contenants isothermes réfrigérants est primordial pour le maintien des températures. Cela permet notamment d’éviter les pertes de produits de santé inestimables et de garantir les résultats d’analyses qui découleront de ces échantillons.

Privilégiez les systèmes automatisés

Collecte d’échantillons, gestions des itinéraires, relevés de température en temps réel.. Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes permettant d’automatiser certaines tâches cruciales mais chronophages dans le quotidien des transporteurs de produits de santé.

Optez pour des systèmes automatisés pour simplifier votre quotidien et limiter les erreurs humaines.

Optimisez les délais de transport et de collecte

Ce n’est pas une surprise, les temps de collecte et de transport jouent un rôle sur la qualité et la stabilité des échantillons durant ces phases de transit. C’est pourquoi il est important de procéder régulièrement à une optimisation des temps de collecte et de transport.

Trafic routier en temps réel et itinéraires alternatifs, planification des collectes par RDV, logiciel de gestion des transports… Ne lésinez pas sur les moyens mis en place pour optimiser les délais de collecte et de transport.

Choisissez le bon instrument de mesure

Lorsque l’on transporte des produits de santé , il est important de choisir un système de surveillance de température adapté aux spécificités de votre secteur d’activité. Pour ce faire, avant l’achat, posez-vous les bonnes questions :

• Ce capteur de température est il conforme à la norme 15189 ? EN 12830 ? ISO 17025 ?
• Les sondes sont-elles résistantes aux chocs ? Étanches ?
• L’installation du système n’altère pas les véhicules ?
• La solution possède-t-elle un système d’alerte fiable ?
• Peut-on facilement exporter les historiques de température et de trajet ?
• Peut-on lier notre TMS à l’application de suivi de température ?

Découvrez le système de suivi de température simplifié et fiable Koovea qui répond à l’ensemble de ces critères pour vous proposer une solution clé en main.

Faites appel à des transporteurs spécialisés

Pour assurer une qualité de service et préserver la stabilité des prélèvements, il est recommandé de faire appel lorsque cela est possible à des transporteurs spécialisés dans le transport d’échantillons biologiques.

Ces sociétés possèdent généralement le savoir-faire et les moyens nécessaires pour assurer un acheminement rapide et une manipulation adéquate de vos échantillons.

Anticipez les anomalies avec la mise en place d’un plan d’urgence

Prévoir un plan B, c’est anticiper les risques éventuels et limiter les pertes en cas d’anomalie réel. Pour la création un plan d’urgence, voici quelques suggestions :

• Propositions d’itinéraire alternatifs
• Définition d’un responsable sur site en charge de la gestion des anomalies
• Mise en relation avec les chauffeurs à proximité pour reprise de la tournée à effectuer

Si une anomalie venait à se concrétiser, n’attendez pas et contactez d’urgence le laboratoire référent. Il vous fournira les recommandations à suivre en fonction des spécificités de votre situation.