Hémo Services

Transport de prélèvements biologiques et de produits sanguins : les exigences de la chaîne du froid

Créée en 2008 pour le transport de produits sanguins, Hémo Services s’est spécialisée dans l’ensemble des produits de santé : prélèvements biologiques et d’anatomopathologie, produits sanguins labiles, médicaments de chimiothérapie, matériel stérilisé et organes. La biologie représente environ 70 % de son activité, qui s’appuie sur plus de 25 sites et près de 250 collaborateurs, en très grande majorité des coursiers mobilisés 24 h/24 et 7 j/7. Aujourd’hui, le groupe couvre plus de 80 % du territoire par ses implantations et 100% par son exploitation.

Le développement constant d’Hémo Services renforce le maillage national et apporte son expertise pour des flux transfrontaliers européens. Hémo Services s’inscrit comme acteur majeur français du transport de produits de santé.

Son système de management est certifié ISO 9001 (qualité) et ISO 14001 (environnement) pour l’ensemble de sa prestation de transport et de logistique de produits de santé : prélèvements biologiques, produits sanguins labiles, produits de laboratoires et pharmaceutiques, et matériels, en transport urgent ou programmé, avec gestion de la température.

Thomas Carrasco, Directeur Général, dans le groupe depuis plus de 8 ans et anciennement Directeur Développement, c’est lui qui a porté le projet Koovea en interne.

Chaque transport doit respecter une plage de température précise, le plus souvent le congelé (-18 °C et en dessous), le frais (2 à 8 °C) ou l’ambiant (15 à 25 °C), et parfois des plages plus rares comme +38 °C ou -80 °C en carboglace. Les exigences varient d’un contrat à l’autre, mais les plus strictes viennent des laboratoires accrédités ISO 15189 par le COFRAC : suivi en temps réel du ramassage jusqu’à la livraison, alerte immédiate en cas d’excursion et certificats d’étalonnage à jour.

«Le plus compliqué, c’est le congelé. Le plus délicat, c’est le frais : c’est la plage la plus étroite, et la plus demandée.»

Excursion de température pendant le transport : quels risques pour le patient et le laboratoire ?

Dans le transport de santé, une excursion de température a des conséquences directes pour le patient. Dans le meilleur des cas, il faut le reprélever ; dans le pire, l’échantillon est irremplaçable.

«En anapath (anatomopathologie), si une tumeur retirée est perdue, on ne peut plus dire au patient si c’était bénin ou malin.»

Avant Koovea, Hémo Services suivait déjà ses températures, mais avec plusieurs outils selon les régions. La solution principale reposait sur des sondes achetées, avec une interface peu adaptée au partage des données avec les clients, tandis qu’un secteur utilisait encore des enregistreurs USB à brancher sur un ordinateur après chaque transport pour en sortir un rapport.

Cette hétérogénéité devenait difficile à gérer avec une croissance rapide et de nouveaux marchés chaque année. Elle laissait aussi une part de risque liée à l’erreur humaine : une sonde que le coursier oubliait d’activer, c’était un transport sans enregistrement, et donc sans preuve de conformité.

Suivi de température en temps réel et étalonnage COFRAC automatisé avec Koovea

Dans une logique d’amélioration continue propre à sa certification ISO 9001, Hémo Services a choisi Koovea pour harmoniser son parc avec une solution unique, en passant d’un modèle d’achat à un modèle de location, à condition que le coût reste équivalent ou inférieur. Une fois ce point validé, l’interface, le service inclus et le fait de travailler avec une entreprise française ont fait la différence.

«Le passage de propriétaire à locataire, c’était la vraie bascule. On ne gère plus un parc, on dispose d’un service.»

Au quotidien, la solution repose sur trois éléments :

• Des capteurs qui enregistrent en continu, avec des alertes en cas d’excursion sur l’application du coursier et sur l’interface du responsable d’exploitation.
• Un étalonnage COFRAC entièrement automatisé : les sondes sont remplacées à échéance, l’historique est conservé lors d’un changement et les certificats sont disponibles en ligne.
• Un accès direct pour les clients, qui consultent eux-mêmes les courbes et les certificats, avec la géolocalisation des prélèvements en option.

Le déploiement s’est fait progressivement. Après un premier test concluant à La Roche-sur-Yon, un premier marché a été équipé dans les 12 mois, puis les autres au fil des nouveaux contrats, sans abandonner d’un coup le matériel déjà acheté. Aujourd’hui, 90 % du parc est passé sur Koovea, et équiper un nouveau site se résume à indiquer la quantité et le lieu.

Une traçabilité conforme aux éxigences de l’ISO 15189, devenue un atout dans les appels d’offres

Une preuve de conformité même en cas d’oubli. Les capteurs Koovea enregistrent en permanence, y compris lorsqu’une sonde n’a pas été activée. Hémo Services a ainsi pu démontrer à plusieurs reprises qu’une température était conforme, là où les anciens outils dépendaient d’une activation manuelle par le coursier.

«Dans notre métier, la plupart des problèmes viennent de l’erreur humaine. Maintenant les enregistrements ne dependent plus d’aucune manipulation.»

Des équipes qui travaillent en confiance. Le coursier reste le premier garant de son transport, et les alertes lui permettent de réagir immédiatement : terminer la livraison si elle est proche, ou se faire relayer par un autre véhicule. Les responsables d’exploitation sont alertés en temps reel en cas d’excursion, ils complètent ce dispositive par des contrôles réguliers.

Des clients autonomes. Les laboratoires et les hôpitaux accèdent directement à leurs données et à leurs certificats d’étalonnage, sans attendre qu’Hémo Services leur transmette un rapport.

Un avantage dans les appels d’offres. Lorsque Hémo Services demande le détail des notations, la partie métrologie obtient des notes proches du maximum. Ses réponses intègrent désormais une section dédiée à Koovea, présentée chaque année à une cinquantaine d’établissements de santé.

«Dans le détail des notations, notre solution de métrologie est toujours proche des notes maximales.» 

Bien choisir sa solution de traçabilité pour le transport sous température dirigée

Pour Thomas Carrasco, Koovea apporte trois bénéfices essentiels à un transporteur de santé: une traçabilité maîtrisée du ramassage à la livraison, un gain de temps pour ses équipes comme pour ses clients grâce à l’autonomie sur les données, et un parc renouvelé automatiquement avec des étalonnages COFRAC toujours à jour.

«Notre métier est un combat quotidien. Avoir un outil de traçabilité simple et fiable, c’est une vraie sérénité.»

Pour les laboratoires et les établissements de santé, le choix d’un transporteur engage directement la qualité de leurs résultats : une traçabilité transparente et accessible en ligne n’est plus un bonus, c’est un critère de sélection.